Uitgeklaard: maak kennis met Tom

Tom is bij onze klanten vooral gekend als de stem aan de andere kant van de lijn. Logisch, want de telefoon is zijn grootste wapen. Maar wie is het gezicht achter die telefoonstem? Vandaag leer je Tom, medezaakvoerder van KLAAR Incasso, beter kennen.

Tom: “Je kan mijn functie ruwweg herleiden tot 1 taak: doortastend bellen. Het grootste deel van mijn tijd communiceer ik met debiteuren en ga ik achter onbetaalde facturen aan. Als strateeg luister ik, probeer hun situatie in te schatten en hen het laatste zetje te geven richting betaling. Dat gebeurt respectvol en gemoedelijk wanneer het kan, maar ook dwingend wanneer het moet.”

“Ik sta daarnaast ook in contact met onze klanten. Om hen op de hoogte te houden van lopende dossiers, of onze klantrelatie verder uit te bouwen. Of ik ga op prospectie en leg contacten met potentiële klanten. En dat haast allemaal telefonisch. Het is voor mij een van de vlotste manieren om te communiceren.”

Prioriteiten en uitdagingen

“Ik maak elke ochtend, bij mijn eerste kop koffie, een prioriteitenlijst voor die dag. Afhankelijk van de gemiddelde doorlooptijden van dossiers en gemaakte afspraken, leg ik vast voor welke dossiers die dag alles moet wijken.”

“Je kan dat vrij letterlijk nemen. Wanneer dossiers zich op een cruciaal punt bevinden, of er een betaalbelofte is die dag, dan moet je kort op de bal spelen. Dossiers in dood vaarwater laten terechtkomen, is uit den boze.”

“Elke vrijdag maak ik de balans op van de lopende dossiers. Is er geen vooruitgang of zicht op vorderingen? Dan draag ik de dossiers tijdens de kantoorvergadering over aan het advocatenkantoor waarmee we samenwerken, voor gerechtelijke incasso. Dat doe ik alleen met toestemming van onze klant en alleen wanneer wij niets meer kunnen betekenen.”

Kleine gelukjes

“Elke betaling die binnenkomt, elk dossier dat we door onze ervaring kunnen afhandelen: het geeft me elke keer een kick en de motivatie om verder te gaan. Het zijn kleine gelukjes die 10 seconden duren. Elke betaling, groot en klein, maakt me blij. Zelfs al gaat het maar om 20 euro. Het is het principe dat je elke euro hebt verdiend, en er dus recht op hebt.”

“Elke betaling is voor mij ook het bewijs dat onze aanpak werkt. Dat een incassobureau inschakelen, echt wel de moeite is. Een klant zit soms al maanden achter een onbetaalde factuur aan. Wij kunnen zo’n dossiers vaak binnen 2 weken innen doordat wij doelgericht en intensief te werk gaan.”

“Daardoor zijn we vaak effectiever dan een advocatenkantoor. Er is sneller resultaat, en dure en ingewikkelde procedures zijn vaak niet nodig. Voor een simpele verkoudheid ga je ook niet meteen naar de specialist, maar eerst naar de huisarts. Waarom zou je dat bij onbetaalde facturen anders doen?”

Vrije tijd?

“Als zaakvoerder is het moeilijk om je werk ooit volledig los te laten – dat zullen andere ondernemers zonder twijfel beamen. Wil ik mijn hoofd toch even leegmaken, dan doe ik dat graag tijdens een wandeling, bij een goed glas bier of terwijl ik lees in de krant of een goed tijdschrift.”