Creditnota opstellen: zo doe je het correct

Creditnota’s zijn vaak essentieel voor een correcte boekhouding. Maar zo’n creditnota opstellen, hoe werkt dat nu precies? Dat leggen we voor je uit in onderstaand artikel.

Wat is een creditnota?

Een creditnota, ook wel een creditfactuur genoemd, is een document dat altijd verwijst naar een eerder uitgegeven factuur. Het bedrag op de creditnota is negatief, wat aangeeft dat de klant recht heeft op een terugbetaling of kwijtschelding van het ‘minbedrag’, of dat het bedrag kan worden afgetrokken van toekomstige facturen. Het gebruik van een creditnota is van cruciaal belang om een nauwkeurige boekhouding te behouden, omdat simpelweg geld terugstorten zonder deze administratieve stap ongewenste complicaties kan veroorzaken.

Het is belangrijk om altijd de reden voor creditering te vermelden. Bijvoorbeeld: je bent een korting vergeten, een gefactureerd product is niet meer op voorraad, je ontvangt een retour, het btw-tarief is fout aangerekend …

Tips om een creditnota correct op te stellen

Er zijn een aantal zaken die standaard op een creditnota moeten staan:

• Het woord ‘creditnota’
• Bedrag dat je in mindering brengt
• Factuurnummer waarop de creditnota betrekking heeft
• De reden dat je crediteert

Uiteraard zet je ook steeds al je gegevens op dit document: het adres van je zaak, btw- en ondernemingsnummers, IBAN-nummer, verzenddatum, totaalbedrag van de terugbetaling met en zonder btw …

Tip: is er niet echt een reden waarom je crediteert? Vermeld op je creditnota dan ‘Volgens telefonische afspraak’. Je mag namelijk niet zomaar crediteren, je kan een creditnota niet gebruiken om een openstaande schuld mee af te handelen.

Opgelet: vraagt een klant om een creditnota én een nieuwe factuur met andere betaalgegevens? Doe dit dan pas nadat je de betaling ontvangen hebt, anders kan er verwarring ontstaan of betaalt je klant de factuur gewoon niet omdat het bewijs weg is.

Vragen over een creditnota opstellen? Wij staan voor je klaar!

Denk je nog steeds: hoe moet ik zo’n creditnota correct opstellen? Of zit je met onbetaalde facturen die je wil innen? Contacteer ons gerust! Wij bezorgen je binnen de 3 weken een oplossing.