Hoe een factuur (correct) opstellen? De must-do’s en nice-to-haves

Een factuur (correct) opstellen, het is de eerste stap naar een succesvolle betaling. Je vindt hieronder een helder overzicht met belangrijke (en zelfs wettelijke verplichte) must-do’s en extra aandachtspunten.

Dit mag niet ontbreken op je facturen:

Het woord ‘factuur’

Het klink vanzelfsprekend, maar wordt vaak vergeten. Het woord ‘factuur’ moet wettelijk op je factuur staan. Het maakt daarnaast in één oogopslag duidelijk dat de ontvanger een factuur in handen heeft.

Standaardgegevens

• De datum waarop de factuur werd opgemaakt
• Het factuurnummer
• De identiteitsgegevens van je onderneming: naam, adres, maatschappelijke zetel, btw-nummer, bankrekeningnummer
• De identiteitsgegevens van je klant: naam, adres en btw-nummer (indien van toepassing)

Informatie over de geleverde producten/diensten

• Datum van de prestatie of levering
• Beschrijving van de geleverde diensten of prestaties

Het kostenplaatje

• Het btw-percentage, met eventuele opsplitsing bij meerdere tarieven
• De prijs
• Eventuele aanduiding wanneer de btw werd vrijgesteld of verlegd

Denk daarnaast aan deze 8 aandachtspunten

1. Vermeld een vervaldatum

Wanneer je geen vervaldatum op je factuur zet, geldt de algemene regel van dertig dagen na factuurdatum. Best zet je een vervaldatum expliciet op je factuur, omdat het de druk verhoogt.

2. Gebruik de juiste taal

Je moet je factuur opstellen in de taal van het gebied waar je exploitatiezetel gevestigd is. Lever een bijkomende vertaling af bij anderstalige klanten.

3. Voeg algemene voorwaarden toe

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar we raden ze wel aan. Door je algemene voorwaarden aan je factuur toe te voegen, zorg je er extra voor dat je klant volledig op de hoogte is. Bij particuliere klanten blijf je best de algemene voorwaarden ook opnemen bij de offerte of bestelbon, en laat je ze voor akkoord tekenen.

4. Formuleer alles zo helder mogelijk

Zorg dat boodschappen niet anders geïnterpreteerd kunnen worden. Zeg bijvoorbeeld: ‘Betaal voor 01/01/000’ in plaats van ‘Gelieve te betalen binnen 14 dagen’.

5. Verstuur elektronische facturen

Een elektronische factuur is goedkoper, sneller en kan je beter opvolgen. Je hebt bovendien extra bewijs dat je factuur effectief verzonden is (naar het juiste e-mailadres).

6. Laat op voorhand een bestelbon of overeenkomst ondertekenen

Bij een particuliere klant heeft een factuur geen bewijswaarde. Laat je klant daarom waar mogelijk op voorhand een bestelbon of schriftelijke overeenkomst ondertekenen, waarmee je de vermeldingen op je factuur kan staven.

Tussen ondernemers heeft een factuur een sterkere bewijswaarde.

7. Let op met creditnota’s

Vraagt je klant om een creditnota en nieuwe factuur, met bijvoorbeeld andere betaalgegevens? Dat doe je best pas nadat je de betaling effectief ontvangen hebt.

8. Voeg een QR-code toe om te betalen

Een QR-code om mobiel te betalen verlaagt de betaaldrempel aanzienlijk.

Hulp nodig bij onbetaalde facturen?

Bij Klaar Incasso helpen we je graag verder. Stel ons al je vragen, en we gaan aan de slag.

Klik hier om ons te contacteren.