Klant betaalt factuur niet? Zo ga je ermee om

Klant betaalt factuur niet. Het is een situatie die we allemaal het liefst vermijden. Maar wat als het toch gebeurt of dreigt te gebeuren? Wij formuleerden 10 adviezen die je kunnen helpen.

1. Maak duidelijke afspraken

Maak vanaf het eerste contact duidelijke afspraken over hoe jullie samenwerking of je verkoopproces verloopt. En wees zelfs ook duidelijk in je communicatie. Een duidelijke en juiste offerte, bestel- en leveringsbon en factuur dragen bij tot een correcte betaling.

2. Volg kort op

Laat onbetaalde facturen niet aanslepen maar reageer er zelf zo snel mogelijk op. Stuur een herinnering wanneer de betaaltermijn bijna verstrijkt, en neem meteen contact op wanneer de betaaltermijn verstreken is. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het vaak wordt om je factuur zelf nog te innen.

3. Gebruik de telefoon

Een mail is snel verzonden, maar ook even snel niet gelezen of genegeerd. Neem daarom je telefoontoestel en probeer je klant aan de lijn te krijgen. Zo heb je altijd een reactie of antwoord. Bevestig de telefonisch gemaakte afspraken wel nog altijd even via mail aan je klant.

4. Spreek met de juiste persoon

Is je klant een bedrijf? Zorg dan dat je de juiste persoon binnen het bedrijf spreekt die de betaling effectief doorvoert. Laat je vraag niet gewoon achter bij de receptie, maar sta erop om doorverbonden te worden.

5. Vraag een voorschot

Zeker een aanrader bij nieuwe klanten. Wanneer je al een voorschot betaald kreeg, is de kans groter dat je klant ook nadien het restbedrag betaalt.

6. Hanteer korte betaaltermijnen

Laat niet toe dat je factuur ‘vergeten’ wordt. Met korte betaaltermijnen is de kans kleiner dat je factuur op de grote stapel terechtkomt en uiteindelijk niet op tijd betaald wordt.

7. Blijf niet leveren

Klant betaalt factuur niet? Blijf dan ook geen nieuwe goederen of diensten leveren. Spreek af dat je pas opnieuw levert wanneer de openstaande facturen betaald zijn.

8. Stuur een concrete aanmaning

Werd de betaaltermijn overschreden? Stuur dan een aanmaning en vermeld hierbij een concrete datum waarop je de betaling ten laatste verwacht. Hoe concreter je aanmaning, hoe duidelijker.

9. Voer dreigementen effectief uit

Hou het niet bij dreigementen, maar onderneem ook effectief actie wanneer je klant aanmaningen negeert. De aanhouder wint.

10. Geef tijdig uit handen

Als je klant na de 3^e aanmaning nog niet heeft betaald, doet hij dat vermoedelijk na de 7^e ook niet. Geef daarom je openstaande facturen tijdig uit handen, zodat een professioneel incassobureau het kan opvolgen. De ervaring leert ons dat klanten sneller reageren wanneer een externe partij tussenkomt.

Klant betaalt factuur niet = passé

Heb je ook last van klanten die hun factuur niet betalen? Laat het niet langer aanslepen en schakel onze hulp in. Als incassobureau maken wij korte metten met onbetaalde facturen. En dat zonder kosten voor jou. Lees hier hoe dat kan.

Meer weten? Contacteer ons nu of bel Tom op 012 692 692.