Aanmaning sturen: zo stel je de correcte brief op

Heb je facturen die maar niet betaald worden? Dan is het hoog tijd om een aanmaning te sturen! Wij leggen graag uit hoe je dat precies doet én we geven een overzicht van de wijzigingen die vanaf 1 september 2023 van toepassing zijn.

Dit moet zeker in je aanmaningsbrief staan

Een aanmaningsbrief moet helder en zakelijk zijn, zonder ruimte voor misverstanden. Hier zijn de belangrijkste elementen die je in je brief moet opnemen:

Vermeld duidelijk alle correcte gegevens:

• Bedrijfsnaam, naam, adres, postcode en woonplaats van je debiteur
• Factuurnummer van de onbetaalde factuur
• Jouw firmanaam, naam, functie en rekeningnummer

Inhoud van de brief:

• Vermeld niet dat het om een “eerste” rappel gaat, zo vermijd je dat er nog meerdere aanmaningen kunnen volgen.
• Geef een duidelijke beschrijving van het openstaande saldo en de reden daarvoor.
• Vermeld de uiterste betaaltermijn.
• Wijs op mogelijke gevolgen, zoals schadevergoeding en interesten die zijn bepaald in je algemene voorwaarden.
• Zeg dat je verdere stappen zal ondernemen indien de factuur niet betaald wordt, waaronder het doorgeven van het dossier aan een incassobureau.

Verschil tussen bedrijf en particulier

Is je debiteur een onderneming of is het een particuliere consument? Dat maakt het een heel groot verschil bij een aanmaning sturen. Wij vatten de grootste verschillen hier alvast samen:

Eerste aanmaning nodig?
Particulier: ja, een eerste gratis aanmaning is verplicht.
Onderneming: nee, de interesten lopen automatisch.

Interest en schadevergoeding
Particulier: dit gebeurt volgens de wet, ongeacht de bepalingen in je algemene voorwaarden.
Onderneming: dit gebeurt volgens je algemene voorwaarden.

Interest vanaf …
Particulier: je mag interest aanrekenen na een termijn van 14 kalenderdagen na de eerste aanmaning + 1 kalenderdag als je die aanmaning elektronisch hebt verstuurd OF + 3 werkdagen als je de aanmaning per post hebt verstuurd.
Onderneming: vanaf de vervaldag van je factuur

Aanmaning sturen naar particulieren

Doe je zaken met particulieren? Dan moeten je algemene voorwaarden en aanmaning aangepast worden aan de wet. Opgelet: sinds 1 september ziet die er anders uit! Lees er hier alles over.

In je eerste aanmaning naar een particulier moet je een aantal verplichte mededelingen zetten:

• Vermeld dat deze eerste aanmaning kosteloos is: geen interest, geen schadevergoeding, geen administratiekost of boetes
• Naam en ondernemingsnummer van jouw bedrijf
• Beschrijving van het product of de dienst waardoor de schuld is ontstaan
• Openstaand saldo
• Termijn (14 kalenderdagen + 1 kalenderdag of + 3 werkdagen) waarbinnen de schuld moet worden betaald
• Bedrag van de schadevergoeding die wordt aangerekend na die termijn
• Doe dit allemaal schriftelijk, bij voorkeur per e-mail of per aangetekende post. Je hebt namelijk altijd een bewijs nodig van verzenddatum.

Goed om te weten: wij mogen pas een incassodossier opstarten nadat jij je eerste gratis aanmaning verstuurd hebt.

Tip: beperk je tot maximaal 1 of 2 kordate aanmaningen. Laat onbetaalde facturen niet te lang liggen, want het wordt steeds moeilijker om ze te innen.

Aanmaning sturen? Download onze gratis templates!

Heb je een onbetaalde factuur en ga je je debiteur een aanmaning sturen? Wij ontzorgen je graag! Download hier onze gratis handige voorbeelden van aanmaningsbrieven in een gebruiksklaar Word-document. Zowel voor consumenten als voor bedrijven.

Heb je hier nog vragen over? Contacteer ons gerust.