Veelvoorkomende fouten in een aanmaningsbrief en hoe je ze oplost

Een goede aanmaningsbrief maakt het verschil tussen snel betaald worden of eindeloos blijven wachten op je geld. Toch worden er vaak fouten gemaakt die het proces vertragen. Wij geven alvast mee waar je op moet letten bij het opstellen van zo’n brief.

De 5 meest voorkomende fouten in een aanmaningsbrief

1.Onvolledige informatie

Zorg dat je alle cruciale gegevens vermeldt, zoals:

• Factuurnummer
• Vervaldatum
• Openstaand bedrag
• Rekeningnummer
• Kopie van de factuur

2. Gebruik van termen zoals ‘1ste aanmaning’

Dit geeft de klant het idee dat er nog tijd is om te betalen. Gebruik liever ‘laatste aanmaning’ om de urgentie duidelijk te maken.

3. Geen concrete deadline

Vermijd vage termen zoals ‘binnen 7 dagen’. Wees duidelijk en schrijf bijvoorbeeld ‘Gelieve te betalen vóór 25 april 2025’. Dit maakt het voor de klant moeilijker om uit te stellen.

4. Te vriendelijke toon

Vooral bij herhaalde aanmaningen moet je zakelijk en kordaat blijven. Te vriendelijke brieven neemt een debiteur vaak niet serieus.

5. Te veel tijd tussen aanmaningen

Als je te lang wacht met opvolgen, vergroot je het risico dat de klant de betaling blijft uitstellen of zelfs failliet gaat en je zo helemaal niet kan terugbetalen.

Hoe voorkom je deze fouten?

Een goede aanmaningsbrief is duidelijk, urgent en professioneel. Hier zijn enkele tips om fouten te vermijden en een aanmaningsbrief op te stellen die effect heeft.

• Wees concreet
  Voeg een uiterste betaaldatum toe en benadruk de gevolgen van laattijdige betaling (zoals extra kosten).
• Hou het zakelijk
  Bij de eerste aanmaning mag je nog vriendelijk zijn, maar vanaf de tweede brief moet je strenger en kordater communiceren.
• Volg kort op
  Stuur de eerste aanmaning drie dagen na de vervaldatum en een tweede aanmaning ongeveer twee weken later.
• Gebruik een duidelijke structuur
  • Begin met een samenvatting van de situatie.
  • Vermeld het openstaande saldo en de bijgevoegde factuur.
  • Stel een duidelijke nieuwe deadline.
  • Eindig met een oproep tot betaling en de mogelijke gevolgen van niet-betalen

Sterk voorbeeld van een aanmaningsbrief? Download onze gratis template!

Merk je dat een klant na twee aanmaningen niet reageert? Verspil geen tijd met extra brieven of telefoontjes en schakel een professionele partij in, zoals KLAAR Incasso. Dat bespaart je een hoop tijd en frustratie. Zo kan jij je focussen op je core business.

Wacht niet te lang. Want hoe langer de schuld openstaat, hoe moeilijker het wordt om ze te innen. Contacteer ons gerust met je vragen of rechtstreeks met je onbetaalde facturen. Wij bezorgen je binnen de 3 weken een oplossing.

Op zoek naar een handig voorbeeld van een aanmaningsbrief? Download hier onze gratis template.