Factuur niet ontvangen, wat nu?

Krijg jij bericht van je klant dat hij je factuur niet ontvangen heeft? Dat kan uiteraard! Maar het is ook een vaak gebruikt excuus. Wij vertellen je alvast graag wat je in dat geval moet doen.

“Ik heb de factuur niet ontvangen”

Een van de meest gebruikte excuses bij wanbetalers. Stuur je een aanmaning? Dan vraagt de debiteur vaak om een kopie van de factuur. Met dit vage, open antwoord probeert hij gewoonlijk extra tijd te kopen en zo de betaling op te schuiven.

Kijk goed na hoe je de factuur verstuurde. Probeer ook steeds een exemplaar per e-mail op te sturen. Vraag wie de verantwoordelijke is voor de facturatie en mail de factuur rechtstreeks naar dit e-mailadres door, met eventueel een leesbevestiging. Volgt na korte tijd geen betaling? Neem de telefoon en bel hem op. Moet je een factuur nog eens sturen, vraag dan dat de debiteur per mail de ontvangst bevestigt. Doet hij dat niet? Volg dan strak op en neem contact met ons op.

Het belang van een duidelijke e-mail

Vandaag de dag worden de meeste facturen opgestuurd via e-mail in plaats van via de post. Uit een studie van Doccle blijkt dat maar liefst 26% – en 40% van de millennials – regelmatig belangrijke documenten zoals facturen over het hoofd ziet omdat hun mailbox uitpuilt. Zorg er dus voor dat je e-mail meteen duidelijk is.

Wat kan jij doen als verzender?

• Vraag vanaf het 1ste contact het facturatieadres, veel bedrijven hebben een apart e-mailadres voor facturen of boekhouding
• Vermeld duidelijk in je onderwerp het woord ‘factuur’
• Stuur voldoende aanmaningen, eventueel voor of kort na de vervaldatum en voeg direct een kopie van de factuur toe
• Neem persoonlijk contact op als de factuur lange tijd onbetaald blijft en controleer het e-mailadres voor de facturatie
• Laat de betaling nog steeds op zich wachten? Schakel een incassobureau in

Hulp nodig bij onbetaalde facturen?

KLAAR Incasso is jouw eerste hulp bij debiteurs met het excuus “Ik heb de factuur niet ontvangen”. Contacteer ons voor meer info en wij komen snel met een antwoord.