De meest gebruikte excuses:
- ‘Ik heb de factuur niet ontvangen’
- ‘De geleverde diensten of goederen waren niet goed’
- ‘De factuur klopt niet. Ik wacht op een aanpassing of creditnota’
- ‘We betalen pas na 90 dagen’
- ‘Ik dacht dat die al lang betaald was’
Hoe reageer je op de excuses van wanbetalers?
Mail een kopie en volg meteen telefonisch op
Wanneer je klant beweert dat hij/zij de factuur niet ontvangen heeft of dacht dat deze al betaald was, kan je best meteen een kopie van de factuur doorsturen via mail. Bel daarna even terug om te vragen of de factuur goed is aangekomen.
Bevestig telefonische afspraken altijd op mail
Heb je telefonisch iets afgesproken met een klant, bijvoorbeeld over de betaaltermijn of een aanpassing van de factuur? Bevestig dit altijd achteraf op mail, zodat je in een volgend gesprek schriftelijk bewijs hebt om naar te verwijzen.
Vermeld de exacte datum voor wanneer de betaling verwacht wordt
Vermeld niet alleen op de je factuur de uiterste betaaldatum, maar herhaal dat ook in je aanmaning of mail. Dat maakt voor je klant nog duidelijker wat van hem/haar verwacht wordt.
Volg kort op
Komt de uiterste betaaldatum eraan? Contacteer je klant de dag ervoor, de dag zelf en eventueel ook nog de dag erna (als je de betaling dan nog niet ontvangen hebt).
Vraag expliciet om je geld
‘Heb je nog aan mij gedacht?’, ‘Heb je mijn vorige mail gezien?’
Hou het niet vaag wanneer je een wanbetaler moet vragen om je te betalen. Vraag expliciet achter je geld en vermeld voor wanneer je het verwacht. Je doet dit het best telefonisch: zo heb je meteen een antwoord.
Wees beleefd maar correct
Word niet meteen boos. Vraag op welke dag het geld op je rekening zal staan en eindig het gesprek door de beloofde betaaldatum te herhalen. Zo vermijd je dat hij/zij de datum ‘niet juist gehoord had’.
Laat wanbetalers aan ons over
Laat onbetaalde facturen niet te lang liggen, want het wordt steeds moeilijker om ze te innen. Als ervaren incassobureau helpen we je graag verder. We werken al jaren voor bedrijven in verschillende sectoren zoals transport, landbouw, boekhouding, uitzendkantoren … Stuur je onbetaalde facturen naar ons door en we schieten meteen in actie!
Contacteer ons via hallo@klaarincasso.be of 012 69 26 92.
