Mijn factuur wordt betwist. Wat nu?

Je hebt je factuur opgesteld en opgestuurd naar de klant. En dan krijg je plots bericht dat je klant niet alleen weigert te betalen, maar ook dat je factuur wordt betwist. Wij geven je graag een aantal tips over wat je moet doen in zo’n situatie.

Optie 1: betwisting is gegrond

Heeft je klant op tijd een duidelijke reden waarom hij je factuur betwist? Bijvoorbeeld: goederen waren beschadigd of onvolledig, of de factuur klopte niet. Dan kan je dit makkelijk rechtzetten of oplossen. Maak hierna in samenspraak met je klant een concrete betaalafspraak. Opgelet: doe dit zo snel mogelijk!

Optie 2: betwisting zonder duidelijke reden

Jammer genoeg bestaat de kans dat je klant enorm laat of zonder duidelijke reden je factuur betwist. Dan wordt het proces iets ingewikkelder omdat het moeilijker wordt om de juiste reden van betwisting vast te stellen. Maar uiteraard is het niet onmogelijk. Dit zijn een aantal zaken die je kan doen:

1. Verwijs naar de Verkoopsvoorwaarden

Normaal heeft je klant de vooraf opgestelde Verkoopsvoorwaarden gelezen en ondertekend. Als die duidelijk op papier staan, samen met de overschrijding van de redelijke termijn, ben jij in je goed recht.

2. Zorg voor heldere communicatie

Dek jezelf in door op voorhand duidelijke communicatiemiddelen klaar te hebben. Zorg ervoor dat je foto’s hebt, een goed opgestelde offerte, een heldere bestelbon en ondertekend leveringsdocument. Zelfs een berichtje in WhatsApp is geldig bewijs. Worden er mondeling nog aanpassingen gemaakt aan bijvoorbeeld je offerte? Zet dat altijd nog eens op mail ter bevestiging. Alles wat je zwart op wit op papier (of scherm) hebt staan, kan in je voordeel gebruikt worden.

3. Zoek meteen hulp…

Jawel, meteen. Laat het niet te lang aanslepen en reageer zo weinig mogelijk op je klant die je factuur betwist. Dat maakt het probleem groter. Want alles wat op mail staat, of zelfs via WhatsApp gezegd wordt, kan tegen je gebruikt worden.

4. … bij een incassobureau

En doe dat liefst met een zo wit mogelijk papier. Zoals we hierboven al zeiden: vermijd een heen-en-weer gemail met je klant en kom meteen naar ons. Wil je toch zelf eerst antwoorden? Dubbelcheck dan met ons wat je het best in je antwoord zet.

Tip als je factuur wordt betwist: los het minnelijk op

Als je een zaak van betwiste facturen gaat oplossen in de rechtbank, liggen de kosten niet alleen veel hoger, maar zit je ook met een onzeker proces. Denk maar aan de verschillende zittingsdata die je moet doorlopen, of gerechtelijk verlof dat er tussen kan komen, en alle vele uren advocatenkosten die je kwijt bent.

Een incassobureau is een pak goedkoper én sneller. Bij KLAAR Incasso kan het zijn dat je zelfs helemaal geen geld kwijt bent omdat je klant de kosten betaalt door interesten en schadebeding.

Wil je graag meer info hierover? Of heb je een klant die je facturen niet wil betalen? Contacteer ons en wij komen snel met een antwoord.