Je levert correct werk, stuurt je factuur op tijd en toch blijft de betaling uit. Vervelend, maar helaas niet uitzonderlijk. Veel facturen in België worden laattijdig of helemaal niet betaald. Wat doe je dan? Het belangrijkste: hou het hoofd koel en volg een duidelijk incasso-stappenplan* om je wanbetaler kordaat aan te pakken.
Stap 1: wacht niet af, onderneem actie
Laat een onbetaalde factuur geen weken liggen. Is de vervaldatum overschreden? Neem dan meteen contact op. Hoe sneller je reageert, hoe groter de kans dat je het bedrag nog vlot recupereert.
Start met een vriendelijke herinnering via e-mail of post. Blijft die onbeantwoord? Schakel dan snel over op directer contact.
Stap 2: grijp naar de telefoon
Een mail wordt makkelijk genegeerd. Een telefoon niet. Door te bellen krijg je meteen zicht op de situatie. Is er een misverstand gebeurd? Is de (Peppol)-factuur wel goed ontvangen of goedgekeurd? Of merk je echt de onwil van de debiteur? Spreek een concrete betaaltermijn af en bevestig schriftelijk.
Krijg je geen gehoor? Bel opnieuw, op een ander moment of via een ander nummer. Gebruik ook WhatsApp of sms om een reactie uit te lokken.
Stap 3: stuur een officiële aanmaning
Heeft je B2B-klant nog steeds niet betaald? Stuur dan een formele aanmaning via e-mail en eventueel een kopie per aangetekende post. Vermeld daarin duidelijk:
- Het openstaande bedrag
- De oorspronkelijke factuurdatum
- Een nieuwe strikte deadline
- Dat intresten en schadevergoeding voor laattijdige betaling zullen worden aangerekend bij het uitblijven van betaling
Wees ook duidelijk over de volgende stap als er geen reactie komt. Belangrijk is om niet zomaar te dreigen, maar om al je acties ook effectief uit te voeren.
Stap 4: schakel een incassobureau in
Blijft het stil aan de overkant? Geef het dossier dan door aan een professioneel incassobureau. Bij KLAAR starten we dezelfde dag nog met een kordate, menselijke opvolging. We bellen, mailen, sms’en, whatsappen en houden de druk op het dossier hoog. Met een aangepaste aanpak per wanbetaler.
Stap 5: blijf minnelijk zolang het kan
Gerechtelijke procedures duren vaak maanden en kosten meer dan ze opbrengen. Daarom is onze insteek altijd minnelijk. In 90% van de dossiers is dat voldoende. Jij betaalt pas wanneer we resultaat boeken, volgens het no cure no pay-principe. Pas wanneer de minnelijke weg echt onmogelijk blijkt, schakelen we – met jouw akkoord – over op juridische stappen.
Extra tips om wanbetalers te vermijden
Voorkomen blijft beter dan genezen. Tot slot nog enkel preventieve tips:
- Leg korte betalingstermijnen vast
Geef je klant geen weken de tijd. Hoe strakker de termijn, hoe groter de kans dat er op tijd betaald wordt.
- Vraag een voorschot
Zo beperk je je risico en is het restbedrag vaak makkelijker te innen.
- Gebruik heldere algemene voorwaarden
Voorzie duidelijke afspraken over betaling, intrest en schadevergoeding. Zo sta je sterker als het toch misloopt.
Klaar om het juiste incasso-stappenplan te volgen voor je wanbetaler?
Zit je met een wanbetaler al aan stap 3 van het stappenplan? Schakel dan meteen een incassobureau in. Geef je onbetaalde factuur vandaag nog aan ons door. Wij starten meteen. In 90% van de gevallen komen we binnen de 3 weken met een oplossing.
*Dit stappenplan geldt voor B2B-context. Is je klant een particulier (B2C)? Dan gelden er andere wettelijke regels.
